Filtri Gmail uso avanzato


Fino ad oggi ho sempre usato i filtri delle caselle di posta elettronica solo per dirottare lo spam nell’apposita casella, ma con Gmail qualcosa è cambiato, finalmente posso usarli anche per smistare la posta nelle giuste cartelle senza dover muovere un dito. Da quest’esperienza nasce questa guida all’uso avanzato dei filtri di Gmail!

In verità, l’uso dei filtri come antispam è identico a quello per lo smistaggio della posta, in entrambi i casi dovrete sempre compilare dei campi (gli stessi) e spuntare qualche voce (le opzioni per la gestione della posta), ma fin qui ci sarete arrivati da soli, allora io a cosa vi servo? E’ presto detto, vi servo per l’uso avanzato ovvero la creazione di filtri estremamente potenti e versatili. Al posto di creare decine di filtri per funzioni simili o identiche, vi dirò come crearne uno che faccia tutto il lavoro!

Questa possibilità la conosco da sempre, ma ho iniziato a usarla massivamente con l’ultima interfaccia di Youtube che mi rimane scomoda non permettendomi di gestire i canali a cui sono iscritto, in maniera comoda. Ho quindi impostato Youtube per inviarmi una mail per ogni caricamento di video sui canali che mi interessano, peccato però che non tutti i video caricati siano di mio gusto, perciò ho creato un unico filtro che mi devia tutte le notifiche di Youtube nella cartella a lui dedicata, ma elimina direttamente tutte le notifiche che contengono video da me non apprezzati. Potere delle parole chiave!
Dopo una breve premessa sul perché questa guida è nata, eccovela in tutto il suo splendore!

Prima cosa importante è iniziare a familiarizzare con le schermate; raggiungiamole premendo il link “Crea un filtro” che troverete nella parte in alto (proprio a fianco del bottone “Cerca sul Web“) di ogni pagina della casella Gmail.
Questa quello che comparirà:

Come detto prima quindi, ci sono vari campi da compilare, potete compilarne uno solo oppure diversi a seconda delle esigenze, due sole le cose da tenere bene a mente:
1. filtri molto generici possono andare ad agire anche su email che non volevate fossero incluse nel filtro
2. filtri troppo precisi possono non funzionare su email che volevate fossero comprese

Ovviamente quindi bisognerà trovare il giusto compromesso tra le due cose, molto dipenderà da quello per cui il filtro verrà creato.
Come ho detto prima, la mia parte è circa l’uso avanzato, quindi eccolo!

Come si può fare per creare un filtro più preciso? Ovviamente includendo più opzioni nei vari campi, ma come combinarle tra loro?
Ci sono due funzioni booleane molto utili ovvero l’operatore logico AND e l’operatore logico OR; gli stessi della logica booleana che si studiava alle scuole medie insieme alle tavole di verità (di solito è bene scriverli in maiuscolo). L’OR usato da Google è di tipo inclusivo ovvero restituisce 1 se almeno una delle due (o più) condizioni è vera, mentre l’operatore AND si può anche omettere poiché Google legge lo spazio tra due parole come AND (esempio: “mammifero cane” = “mammifero AND cane”). Inoltre si possono usare anche le parentesi tonde per costruire dei filtri più complessi come negli esempi qui di seguito:
1. oggetto: (Anna Mario) OR (Marco Laura)
tutta la posta che contiene nell’oggetto i nomi Anna E Mario (devono esserci entrambi), oppure Marco E Laura (anche qui entrambi), oppure tutti e quattro, sarà gestita secondo le impostazioni (che vedremo tra poco) del filtro.

2. contiene: (Anna OR Mario) (Marco OR Laura)
tutta la posta che nel corpo contiene le parole Anna e/o Mario, E Marco e/o Laura, sarà oggetto del filtro

3. non contiene: (Anna OR Mario) (Marco OR Laura)
tutta la posta che nel corpo non contiene le parole Anna e/o Mario, E Marco e/o Laura, sarà oggetto del filtro

4. da: (Anna gmail.com) (Marco OR Laura) OR (Luca)
tutta la posta all’interno dell’indirizzo del mittente contiene le parole Anna E gmail.com E Marco e/o Laura e/o Luca sarà oggetto del filtro. Scrivere (Marco OR Laura) OR (Luca), o (Marco OR Laura OR Luca), o (Marco) OR (Laura) OR (Luca), produce gli stessi risultati. Scrivere (Anna gmail.com) in realtà potrebbe dare problemi, piuttosto meglio scrivere l’indirizzo di posta esatto: (Anna@gmail.com).

Come vedete è sufficiente poca conoscenza dell’algebra booleana per creare filtri con le più svariate opzioni. Non ho testato fino a che punto si può complicare un’espressione prima che il server di Google dia forfait, immagino sia più facile un errore di logica da parte vostra piuttosto che la resa da parte del server. Questo non perché siate stupidi ma perché questa logica esiste nei calcolatori da tempo immane, quindi è già ben consolidata e sperimentata. Più che altro il problema che mi pongo io è sull’uso di espressioni complicate da parentesi e sotto-parentesi. Al momento test non ne ho fatti poiché non ne sento il bisogno, caso mai le cose cambiassero aggiornerò anche questo punto.
UPDATE: espressioni del tipo: “A and (B OR C)” (scritta nella forma: “A (B OR C)“) funzionano, le ho testate personalmente!

Una volta impostate le vostre parole chiave, potete cliccare sul bottone “Ricerca di prova” il quale mostrerà nel riquadro sottostante, quali email sarebbero oggetto del filtro. Se non compare nessuna mail vuol dire che avete sbagliato a impostare il filtro, o lo avete creato troppo selettivo oppure avete commesso un’errore di logica. Se compaiono mail che non volevate fossero incluse vuol dire che siete stati tropo generici. Se cliccate su una delle mail apparse, questa verrà aperta con tutte le parole chiave da voi impostate evidenziate così da indicarvi su quali elementi il filtro sta lavorando. Una sorta di anteprima, un’ottima funzione di controllo.

Una volta completata questa parte, si può cliccare sul bottone “Passaggio successivo >” che ci permette di andare alla pagina successiva dove si impostano le azioni che il filtro dovrà eseguire.

Una rapida panoramica sulle opzioni:

Ignora Posta in arrivo (Archivia)
l’email non verrà visualizzata nella cartella “Posta in arrivo“, ma comparirà solo nella cartella “Tutti i messaggi“. Utile quando volete destinare un certo tipo di email a una cartella ben precisa, va combinata con l’opzione “Applica l’etichetta
Segna come Già letto
il messaggio verrà impostato come già letto non appena entrerà nella vostra casella
Aggiungi a Speciali
verrà aggiunta l’etichetta “Speciale” non appena entrerà nella vostra casella
Applica l’etichetta
applica l’etichetta che avete selezionato. Questa opzione è utile qualora vogliate smistare la posta per non farla finire tutta in posta in arrivo. La posta di lavoro verrà etichettata come lavoro e finirà nella cartella omonima, mentre quella della zia finirà nella cartella parenti
Inoltra a:
inoltra il messaggio all’indirizzo indicato
Elimina
sposta il messaggio nel cestino
Non inviare mai a Spam
utile qualora i filtri di Gmail spostino nella cartella spam una mail che invece a voi interessa, quest’opzione impedisce a Gmail di sbagliare in futuro
Applica il filtro anche alle X conversazioni seguenti.
permette di applicare il filtro non solo alle email future, ma anche a quelle già ricevute

Infine premete sul bottone “Crea filtro” e godetevi il frutto del vostro lavoro!

UPDATE: è uscita la seconda parte di questo articolo. Arrivederci a Filtri Gmail uso avanzato – parte 2.

Sono il Dottore. Beh, tutti mi chiamano “il Dottore”, non so perché; anch’io mi chiamo “il Dottore”, e non so perché.

6 Risposte to “Filtri Gmail uso avanzato”

  1. antonio Says:

    Ciao, ho un problema.
    Ho creato un filtro per ricevere le mail di libero su gmail. Ho seguito tutta la procedura ma c’è un intoppo: vorrei che le mail di libero mi arrivassero anche nella cartella “Posta in arrivo”. Invece non succede (e non ho spuntato la casella “ignora posta in arrivo”). Come posso rimediare?

    • Sanzo Says:

      Molto strano. C’è sicuramente un’impostazione sbagliata, ma stando a ciò che dici non saprei cosa. Le mail da libero arrivano su gmail perché c’è un filtro su libero per inviarle o gmail entra nella casella di libero per recuperare la posta? Se la seconda, allora devi trovare dove hai attivato questa modalità e controllarla. È l’unica che mi viene.

  2. Sanzo Says:

    La virgola quale operatore booleano (o altro) dovrebbe rappresentare? È abbastanza logico che non funzioni dato che OR va scritto così, mentre AND può essere sia scritto per intero, che sotituito da uno spazio vuoto.

    I filtri funzionano benissimo anche per email che confluiscono da altri account. Te lo confermo per certo perché io gestiscono diversi account in gmail, tutti belli filtrati con relative etichette e sottoetichette. Mai nessun errore.
    L’errore semmai è tuo perché hai impostato qualcosa in modo sbagliato. Il fatto che ti risulti una mail con doppia etichetta (e la cosa non è da te voluta) è perché, probabilmente hai filtrato solo in base al mittente. Inoltre credo tu abbia frainteso la funzione “ignora posta in arrivo” (serve semplicemente a non etichettare la mail come posta in arrivo, non fa altro).

    Se ho ben capito quello che vuoi fare, oltre che filtrare le mail in arrivo per mittente (sempre il tuo amico che chiameremo tizio@caio.it), devi anche filtrare per destinatario (quindi tu@gmail.com o tu@yahoo.com).
    Il filtro1 sarebbe quindi: filtra le mail da tizio@caio.it a tu@gmail.com (eventualmente aggiungi anche un not deliveredto:tu@yahoo.it)> gmail/amici
    filtro 2: tizio@caio.it deliveredto:tu@yahoo.com > yahoo/amici

    Probabilmente si può ottimizzare e scrivere meglio, ma per fare un filtro ad hoc dovrei accedere alla tua casella di posta e vedere esattamente quello che vuoi e come va fatto. Ovviamente non è il caso! Comunque parti da quello che ti ho scritto e dovresti risolvere.

  3. Flavio Vander Lurid Vitella Says:

    Salve, finalmente ho creato grazie alla parola chiave “OR” tra le emails un potente filtro e sono riuscito a dare una grande sgrassata al mio account gmail!!! (Che peccato non funzioni la semplice “,”)
    Ora però questa cosa non funziona se le emails arrivano non dall’account primario gmail che utilizzo ma da un account che confluisce in gmail come ad esempio il mio account email yahoo: le emails che mi arrivano e che comunque filtro in un’altra etichetta risultano comunque doppie! Esempio: il mio amico Francesco mi scrive sulla mia email di Yahoo: Quando andrò ad aprire GMail, ritroverò la sua email sia nella etichetta “Yahoo” che in quella “Amici”! Poiché sembra non funzionare in questi casi la spunta “Ignora Posta in arrivo (Archivia)” poiché derivante non dall’account Gmail ma da quello importato Yahoo!
    Come posso fare?!? Devo veramente poi scremarle una per una, non c’é lo stesso filtro automatico da poter creare?!?
    Help me!!!

  4. Sanzo Says:

    Viene applicato solo ai nuovi, a meno che tu, in fase di creazione, non specifichi che vuoi che venga applicato anche ai vecchi messaggi.

    Che problemi hai? Io problemi ancora non ne ho incontrati

  5. Nicola Says:

    Ciao, una sola domanda: una volta impostato il filtro questo sarà operativo solo sui nuovi messaggi o sarà applicato anche a tutti quelli già presenti nella casella di posta?

    Sto provando ad applicarli lavorando sul contenuto del testo ma non mi sembra funzioni tutto benissimo.


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